中野製作所スタッフです。
今回は「日常業務に向けた改善メモ」と題し、
私が普段業務を進める中で感じたビジネスを円滑にすすめるための
改善メモを記載したいと思います。
私自身ここに記すことで改善した心構えを忘れずに、
当たり前にできるよう努めていきたいと思います。
「報告」は要点を簡潔に伝える
業務中に話をするということは、お客様や上司・同僚に時間を割いていただいているということ。
特に誰かに何かを報告する際は出来るだけわかりやすく要点を手短に伝えるようしなければと思っています。
今回は要点を簡潔に「報告」することに着眼点を持って書いていきたいと思います。
「報告」５つの改善ポイント
- 事前に報告する時間が欲しいと伝える
- 話す内容の構成を考える
- 話す項目が何個あるのか伝える
- 想定質問に回答できるようにする
- エビデンス資料を揃える
この5つの改善ポイントについて説明します。
１．事前に報告する時間が欲しいと伝える
こちらが報告したい相手は業務の忙しい中、手を止めていただかなければいけません。
そうした中で話をする時間を頂戴するには事前に報告したい旨、ならびに報告に必要な時間がどの程度か伝えることが必要だと思います。
突発的に声をかけて話を進めることと比べて余裕も生まれ話を気持ちよく聞いていただけるのではないかと思います。
２．話す内容の構成を考える
「結論から話をするべき」とよく聞きますが、結論から話すのがなかなか難しい。。。
意識しないと説明ばかりになってしまい話がどんどん間延びしてしまったり、話が脱線してしまったりしてしまうと自己分析しています。
「結論・端的に・数字を交え具体的に」を意識し話すことで、相手に分かりやすく伝えられるのではないかと思います。
3．話す項目が何個あるのか伝える
相手にどの程度時間を割いていただけるか、話の優先順位を判断いただくためにも、まずは話す項目が何個あるか伝えることは大切だと思います。
また、話す項目が何個と伝えることも話の構成における結論の一つであり、どの結論よりも初めに伝えることが重要です。
これを考えることで効果的なコミュニケーションへと繋げられると思います。
4. 想定質問に回答できるようにする
その場で考えて回答できるものは良いですが、考えがまとまらない場合や自分だけでは回答できない質問が来ることは往々にして起こりえます。
ある程度の質問に対しては回答ができるよう、想定しておくことも大事だと考えます。
まだまだ想定が甘く回答に詰まることが多々あり、話す相手の時間を無駄に増やしてしまっていると自覚しています。
全ての質問に満点の回答は難しいですが、出てきた質問には答えられるよう何通りもの回答を準備できたらと思います。
5. エビデンス資料を揃える
報告をする側は準備が出来ますが、報告を聞く側は準備が出来ていない状態である場合がほとんどです。
聞いた内容が本当かどうか正しく判断していただくためには、エビデンスを見る必要があり、聞いている最中にエビデンスを用意するのは双方にとって余計に時間がかかってしまいます。
お願いしている立場なのですから、こちらが事前にエビデンスを揃え、聞く側がすぐに判断できる状況を準備し臨むべきだと思います。
「報告」は何より事前準備が大事
今回書いた５つのポイントは私が実業務の中で
指摘されたこと、失敗したこと、反省したことからまとめた内容です。
改めて具体的に整理することで、
要点を簡潔に伝えるためには下準備が一番大事だと再認識しました。
もしかしたら、
伝える側の私自身が一番内容を理解していなかったのかもしれません。。。
自分がしっかり内容を理解するためにも
下準備が必要なのだと思います。
準備は時間がかかりますが、
聞く側の拘束時間が短くなる、伝えたいことも円滑に伝わる、
お互いに気持ち良い業務を進められる、
こうした利点のため５つのポイントを意識して業務を進めていきたいと思います。